Polityka prywatności

Zapoznaj się z naszymi dokumentami prawnymi, które zapewniają bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Spis treści

Polityka prywatności

Polityka prywatności

1. Administrator Danych Osobowych 

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma HSE Concept Izabela Grabowska, z siedzibą pod adresem: ul. Nowodworska 26/3, 54-433 Wrocław, NIP: 8942008889, e-mail: biuro@hse-concept.pl, tel.: 603 789 700, strona internetowa: www.hse-concept.pl.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z Administratorem na podany adres e-mail lub telefoniczny

2. Cele przetwarzania danych osobowych 

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Realizacja umów szkoleniowych i usług doradczych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)

b) Wypełnianie obowiązków  prawnych wynikających z:

  •  przepisów o BHP (prowadzenie dokumentacji szkoleń okresowych, wydawanie zaświadczeń)
  •  przepisów podatkowych i rachunkowych (wystawianie faktur, prowadzenie księgowości)
  • Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych dotyczących szkoleń BHP
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)

c) Kontakt z klientami i uczestnikami szkoleń w sprawach związanych z realizacją usług

  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

d) Marketing bezpośredni własnych usług Administratora (jeśli dotyczy)

  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

W przypadku wysyłki treści marketingowych na adres e-mail lub numer telefonu, Administrator wymaga dodatkowej zgody zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.

e) Wysyłka newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną (jeśli dotyczy)

  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) oraz zgoda wymagana ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną

f) Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

3. Zakres przetwarzania danych osobowych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

a) Dane podstawowe: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu

b) Dane do wystawienia dokumentów: PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia (w zakresie wymaganym przepisami)

c) Dane firmowe: nazwa firmy, NIP, adres siedziby (w przypadku przedsiębiorców)

d) Dane dotyczące uczestnictwa w szkoleniach: daty szkoleń, rodzaj szkolenia, wyniki egzaminów, wydane zaświadczenia

e) Dane księgowo-podatkowe: niezbędne do wystawienia faktur i prowadzenia księgowości

Administrator informuje, że NIE przetwarza danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO (w szczególności danych dotyczących zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych, danych dotyczących skazań oraz naruszeń prawa).

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:

a) Pracodawcom uczestników szkoleń – w zakresie niezbędnym do przekazania dokumentacji potwierdzającej odbycie szkolenia BHP (zaświadczenia, protokoły)

b) Organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – w szczególności organom kontroli skarbowej, ZUS, urzędom skarbowym, organom nadzoru budowlanego oraz Państwowej Inspekcji Pracy

c) Podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym:

   – biurom księgowym

   – dostawcom usług IT i hostingu

   – dostawcom systemów do zarządzania szkoleniami

d) Współpracującym trenerom i wykładowcom realizującym szkolenia BHP w imieniu Administratora

e) Innym administratorom współpracującym w ramach organizacji szkoleń BHP (jeśli dotyczy)

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych

5. Okres przechowywania danych 

Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:

a) Dokumentacja szkoleń BHP (listy obecności, protokoły, kopie zaświadczeń):

   – 5 lat od daty wykonania usługi szkoleniowej, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne ze względu na uzasadnione interesy Administratora, w szczególności dla celów dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami

   – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

   UWAGA: Obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji szkoleniowej przez okres 10 lat (zgodnie z Kodeksem pracy) spoczywa na pracodawcy uczestnika szkolenia, który otrzymuje oryginały zaświadczeń i jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracowników.

b) Faktury i dokumentacja księgowa:

   – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

   – podstawa: ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa

c) Umowy i korespondencja handlowa:

   – przez okres realizacji umowy oraz przez 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została wykonana (przedawnienie roszczeń)

   – podstawa: Kodeks cywilny

d) Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter):

   – do momentu wycofania zgody, chyba że dalsze przetwarzanie jest niezbędne ze względu na obowiązki prawne Administratora (np. archiwizacja dokumentacji)

e) Dane przetwarzane w celach marketingowych:

   – do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub przez okres 3 lat od ostatniego kontaktu

6. Prawa osób, których dane dotyczą 

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez HSE Concept Izabela Grabowska, ma prawo do:

a) Dostępu do swoich danych osobowych – w tym uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania kopii danych

b) Sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych

c) Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Administratora dotyczących przechowywania dokumentacji

d) Ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach określonych w art. 18 RODO

e) Przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w formacie ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego

f) Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

   – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

   – dla celów marketingu bezpośredniego

g) Wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

h) Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt z Administratorem:

– e-mail: biuro@hse-concept.pl

– pisemnie na adres: ul. Nowodworska 26/3, 54-433 Wrocław

– telefonicznie: 603 789 700

Administrator odpowie na wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator poinformuje osobę składającą wniosek.

7. Dobrowolność podania danych oraz konsekwencje jego braku

Podanie danych osobowych jest:

a) Dobrowolne, ale niezbędne do:

   – zawarcia i realizacji umowy na szkolenie lub usługę doradczą

   – wystawienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP

   – wystawienia faktury

   – kontaktu w sprawach związanych z realizacją usług

Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie:

   – niemożność zawarcia umowy

   – niemożność realizacji szkolenia

   – niemożność wystawienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia

   – niemożność wystawienia faktury

b) Wymagane przepisami prawa w zakresie:

   – prowadzenia dokumentacji szkoleń BHP (Kodeks pracy, rozporządzenia MPiPS)

   – wystawiania dokumentów księgowo-podatkowych (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa)

c) Całkowicie dobrowolne w przypadku:

   – zgody na otrzymywanie newslettera

   – zgody na kontakt w celach marketingowych

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator informuje, że:

a) NIE stosuje profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO

b) NIE podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym na podstawie profilowania, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływałyby na osobę, której dane dotyczą

9. Zabezpieczenie danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym:

a) Ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem – poprzez stosowanie haseł, kontrolę dostępu do pomieszczeń

b) Ochronę przed utratą danych – poprzez regularne wykonywanie kopii zapasowych

c) Ochronę przed zniszczeniem lub modyfikacją danych – poprzez stosowanie odpowiednich procedur i zabezpieczeń technicznych

d) Szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych

e) Zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora

f) Zabezpieczenie dokumentacji papierowej – przechowywanie w zamkniętych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem

 

 

10. Polityka plików cookies i technologie śledzące

10.1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) to małe pliki tekstowe, które zapisywane są w urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, smartfon, tablet) podczas przeglądania strony internetowej. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

10.2. Rodzaje stosowanych plików cookies

Na stronie internetowej Administratora wykorzystywane są następujące rodzaje plików cookies:

a) Cookies techniczne (niezbędne)

– Cel: zapewnienie prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, w tym nawigacji i dostępu do zabezpieczonych obszarów

– Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – te pliki cookies nie wymagają zgody użytkownika zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne

– Czas przechowywania: sesja lub do 12 miesięcy

– Przykłady: cookies sesyjne, cookies bezpieczeństwa, cookies równoważenia obciążenia

b) Cookies analityczne

– Cel: analiza sposobu korzystania ze strony internetowej, zbieranie statystyk odwiedzin, poprawa funkcjonalności strony

– Narzędzia: Google Analytics 4 (Google LLC)

– Podstawa prawna: zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 ust. 1 ustawy Prawo telekomunikacyjne)

– Czas przechowywania: do 24 miesięcy

– Zakres danych: anonimowe dane o zachowaniu na stronie, źródło ruchu, czas wizyty, przeglądane podstrony, dane demograficzne i zainteresowania w formie zagregowanej

– Więcej informacji: https://policies.google.com/privacy

c) Cookies marketingowe

– Cel: wyświetlanie spersonalizowanych reklam, remarketing, śledzenie konwersji, optymalizacja kampanii reklamowych

– Narzędzia: Facebook Pixel (Meta Platforms Inc.), Google Ads (Google LLC)

– Podstawa prawna: zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 ust. 1 ustawy Prawo telekomunikacyjne)

– Czas przechowywania: do 24 miesięcy

– Zakres danych: dane o aktywności użytkownika na stronie, historia przeglądanych produktów/usług, konwersje, interakcje z treściami

– Więcej informacji:

* Facebook Pixel: https://www.facebook.com/privacy/explanation

* Google Ads: https://policies.google.com/privacy

10.3. Rodzaje cookies ze względu na czas przechowywania

a) Cookies sesyjne (session cookies) – pliki tymczasowe przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej

b) Cookies stałe (persistent cookies) – przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika

10.4. Zarządzanie zgodami na pliki cookies

a) Przy pierwszej wizycie na stronie internetowej Administratora wyświetlany jest komunikat (baner cookies) informujący o wykorzystywaniu plików cookies oraz umożliwiający:

– wyrażenie zgody na wszystkie pliki cookies

– odrzucenie plików cookies (z wyjątkiem technicznych)

– dostosowanie ustawień cookies (wybór konkretnych kategorii)

b) Zgoda na pliki cookies analityczne i marketingowe jest całkowicie dobrowolna

c) Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies lub wycofać zgodę poprzez:

– zmianę ustawień w banerze cookies (dostępnym w stopce strony)

– zmianę ustawień w przeglądarce internetowej

– usunięcie zapisanych plików cookies

10.5. Zarządzanie plikami cookies w przeglądarce

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika.

Użytkownicy mogą w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Można w szczególności:

– całkowicie zablokować automatyczną obsługę plików cookies

– być informowanym o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu

– usunąć już zapisane pliki cookies

Instrukcje zmiany ustawień cookies dla najpopularniejszych przeglądarek:

– Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647

– Firefox: https://support.mozilla.org/pl/kb/wzmocniona-ochrona-przed-sledzeniem-firefox-desktop

– Safari: https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac

– Edge: https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-edge/usuwanie-plikow-cookie-w-przegladarce-microsoft-edge

10.6. Konsekwencje ograniczenia stosowania plików cookies

Administrator informuje, że ograniczenie lub wyłączenie obsługi plików cookies może:

– wpłynąć na poprawne funkcjonowanie strony internetowej

– uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcjonalności strony

– pogorszyć komfort przeglądania strony

Pliki cookies techniczne są niezbędne do prawidłowego działania strony i nie można ich wyłączyć w systemie strony internetowej.

10.7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator informuje, że w związku z korzystaniem z narzędzi Google Analytics 4, Google Ads oraz Facebook Pixel dane użytkowników mogą być przekazywane do:

– Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych

– Meta Platforms Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych

Przekazanie to odbywa się na podstawie:

– zgody użytkownika (art. 49 ust. 1 lit. a RODO)

– standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską

– dodatkowych środków bezpieczeństwa wdrożonych przez Google i Meta

Więcej informacji o ochronie danych:

– Google: https://policies.google.com/privacy

– Meta (Facebook): https://www.facebook.com/privacy/explanation

10.8. Więcej informacji o plikach cookies

Szczegółowe informacje na temat plików cookies można znaleźć na stronie: http://wszystkoociasteczkach.pl/

Użytkownik może również zapoznać się z polityką prywatności narzędzi wykorzystywanych przez Administratora:

– Google Analytics: https://policies.google.com/privacy

– Google Ads: https://policies.google.com/privacy

– Facebook Pixel: https://www.facebook.com/privacy/explanation

11. Źródła pochodzenia danych

Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą:

– podczas rejestracji na szkolenie

– w trakcie zawierania umów

– poprzez formularze kontaktowe

– w korespondencji mailowej lub telefonicznej

W przypadku szkoleń organizowanych przez pracodawców, dane uczestników mogą być przekazywane Administratorowi przez pracodawcę (lista uczestników).

12. Przekazywanie danych Pracodawcom

Administrator informuje, że w związku z realizacją szkoleń BHP:

a) Dokumentacja potwierdzająca odbycie szkolenia (zaświadczenia, protokoły) jest przekazywana pracodawcy uczestnika szkolenia

b) Pracodawca jest obowiązany do przechowywania dokumentacji szkoleniowej zgodnie z przepisami prawa pracy

c) Przekazanie dokumentacji następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) wynikającego z przepisów Kodeksu pracy

13. Zmiany Polityki Ochrony Danych Osobowych

a) Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych może być aktualizowana w związku ze zmianami:

   – przepisów prawa

   – zakresu świadczonych usług

   – sposobu przetwarzania danych osobowych

b) Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie internetowej Administratora oraz – w razie potrzeby – komunikowane osobom, których dane dotyczą, drogą mailową

c) Obowiązująca wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie internetowej: www.hse-concept.pl

14. Postanowienia końcowe

a) W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Ochrony Danych Osobowych zastosowanie mają przepisy:

– Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)

– ustawy z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2024 poz. 1011)

– ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

– Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych dotyczących szkoleń BHP

b) Administrator dokłada wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z najwyższymi standardami ochrony danych

c) W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

– e-mail: biuro@hse-concept.pl

– adres: ul. Nowodworska 26/3, 54-433 Wrocław

– tel.: +48 603 789 700